1. Stel je reply op tijd in
Niets zo vervelend voor een klant of medewerker om laattijdig te vernemen dat je er even niet bent. Daarom is het een goed idee om al een dag op voorhand een bericht in te stellen dat laat weten vanaf wanneer je verlof ingaat. Ook nadien kan je het nog even laten circuleren, zodat de ontvanger weet dat je reply eventueel vertraging kan oplopen.
2. Vermeld duidelijke data
Waarschijnlijk het belangrijkste onderdeel van je boodschap: de exacte data van je afwezigheid. Vermeld duidelijk van wanneer tot wanneer je geen mails kan beantwoorden. Of indien je tijdens je verlof je mailbox wel af en toe bekijkt, laat dan blijken dat je antwoord wat later kan volgen.
3. Bij wie kunnen ze terecht?
Wellicht geniet je ten volle van je verlof en ben je gedurende die periode dus niet bereikbaar. Voor wie toch een dringende vraag heeft, is het handig een vervangend contactpersoon te voorzien. Verwijs in je berichtje door naar de collega die jouw taken opvangt wanneer jij er niet bent, of naar een algemeen infopunt.
4. Spreek de juiste taal
Is je klantenbestand volledig Nederlandstalig? Geen probleem, dan volstaat 1 mailtje. Heb je ook anderstalige contacten? Kies dan voor een algemene mail in het Engels of voorzie een aparte tekst voor elke taal.
5. Bepaal je tone of voice
Afhankelijk van je core business, bepaal je de toon van je bericht. Met puur feiten hou je het kort en zakelijk:
Bedankt voor uw bericht. Wegens afwezigheid van [datum] tot [datum] kan ik uw e-mail niet beantwoorden. Heeft u een dringende vraag? Neem dan contact op met mijn collega [naam] via [e-mail] of [telefoonnummer].
Mag het wat losser? Ga dan voor een persoonlijke aanpak of een tikkeltje humor:
Dankjewel voor je bericht. Van [datum] tot [datum] ga ik Australië verkennen en heb ik het wellicht te druk met kangoeroes spotten om mijn mails te beantwoorden. Heb je een dringende vraag? Mijn collega [voornaam - e-mail] vangt je met plezier op.
Oeps, ik ben er even niet. Vanaf [datum] vertoef ik in warmere oorden. Normaal ben ik terug op [datum], maar ik zie nog hoe het me daar bevalt … In elk geval, voor dringende zaken kan je terecht bij [voornaam] via [e-mail].
Nog meer inspiratie nodig? Hubspot ontwikkelde de Out Of Office Generator, die op basis van een paar gegevens in 1, 2, 3 een gepersonaliseerd bericht voor je opstelt.
